I korthet

Ett kundcase med sitt sammanhang: ett växande teknikföretag med 1 200 anställda som använder Taxonomy med data från Dynamics. Problem: en expansion planerad utifrån tillväxtprognoser, utan visshet om att den behövdes. Utfall i beräkningen: företaget kan stanna, med ett beräknat behov på 10 000 m² mot antagna 13 500 m². Ekonomisk effekt: cirka 1,2 miljoner USD per år i undviken hyra, beräknat på en antagen kostnad per m². Ett beräknat resultat, inget löfte.

Siffrornas status

Det här caset beskriver en modellering med Taxonomy. Lokalbehovet, effekterna på produktivitet och personalbehållning och den ekonomiska effekten är beräknade. Vilka rekommendationer som genomfördes och vad som mättes efteråt anges inte i den här casebeskrivningen, så inga resultat uppmätta i efterhand ingår.

Utmaningen

Ett växande teknikföretag med 1 200 anställda, på väg mot 1 300, trodde att kontoret närmade sig full kapacitet: mötesrummen kändes fulla och toppdagarna verkade trånga. Ledningen utgick från att en flytt eller utbyggnad var nödvändig.

För att pröva det använde de Taxonomy med 700 respondenter i Dynamics, uppskalat till hela personalstyrkan med funktionerna Create Persona och Growth Multiplier. De insåg att valet mellan att stanna och att flytta inte bara handlar om kostnad, utan är ett beslut som påverkar:

  • Yteffektivitet
  • Effekter på pendlingen
  • Produktivitetsmatchning
  • Risken att medarbetare slutar

Vad vi bedömde

  • Enskilda aktiviteter kontra gruppaktiviteter. Det mesta arbetet skedde enskilt eller i möten med en till fyra personer, inte i stora rum.
  • Personlighets- och sinnesprofiler. Big Five-egenskaper samt behov av akustisk och visuell komfort låg till grund för den rekommenderade mixen av arbetsmiljöer.
  • Schemabeteende. Det fanns en viss obalans, men ledningen ville inte ändra hybridschemana, så modelleringen behöll schemana exakt som de var.

Simulering med Taxonomy

Beräknat lokalbehov

  • Nuvarande kontor: 11 500 m²
  • Antaget behov: 13 500 m²
  • Beräknat behov: 10 000 m²

Skrivbord och delningsgrad

  • Rekommenderad kvot: 1:1,4 (0,7 arbetsplatser per heltidstjänst)
  • Toppbeläggning i modellen under 72 %
  • 150 skrivbord onödiga, vilket frigör 750 m²

Mötesrum

  • 80 % av mötena har en till fyra deltagare
  • Att anpassa överdimensionerade rum till rätt storlek frigjorde 405 m²

Kommunikationsytor och stödzoner

  • Sekundära kommunikationsytor minskade från 20 % till 18 %, vilket frigör 345 m²

Kulturell samstämmighet

Med en strävan mot en mer resultatinriktad kultur rekommenderade Taxonomy fler zoner för spontana möten, färre överdimensionerade formella rum och en bättre zonindelning, vilket modellen översätter till:

  • en beräknad förbättring av produktivitetsmatchningen med 7 %
  • en beräknad förbättring av retentionsvärdet med 5 %, driven av bättre kulturell och beteendemässig matchning

Dessa insikter togs fram utan beläggningsanalys; med den skulle faktisk kontra rapporterad användning och den rekommenderade utformningen kunna förfinas.

Rekommendationer

  • Stanna i det nuvarande kontoret.
  • Gör om: lägg till små rum och fokusbås, anpassa mötesrummen till rätt storlek, minska kommunikationsytorna och använd 350 skrivbord till annat.
  • Behåll det nuvarande schemat, enligt ledningens önskemål.

Beräknade utfall

  • Utifrån beräkningen kan företaget stanna.
  • Modellens värde för produktivitetsmatchning blir 7 % högre med den rekommenderade planlösningen. Det är ett modellresultat, inte uppmätt produktivitet.
  • Det beräknade retentionsvärdet blir 5 % högre tack vare bättre kulturell samstämmighet. Även detta är ett modellresultat.
  • Effekten på pendlingen är oförändrad, eftersom varken plats eller scheman ändras.

Ekonomisk effekt

Genom att stanna visar beräkningen att inga extra 2 000 m² behövs. Med 600 USD per m² är det en undviken kostnad på 1,2 miljoner USD per år, plus 1 500 m² som frigörs internt. Det här är ett räkneexempel på en antagen kostnad per m², inte en realiserad besparing.

Beräkningen utelämnar möjliga vinster i produktivitet och personalbehållning. Som illustration: en minskning av personalomsättningen med 1 % innebär 13 färre medarbetare att ersätta, vilket motsvarar scenariosiffran 780 000 USD (vilket förutsätter en ersättningskostnad på 60 000 USD per medarbetare).