Olika sätt att mäta beläggningen på arbetsplatsen

I takt med att hybridarbetet fortsätter att förändra arbetsplatsen försöker organisationer allt mer förstå hur deras kontor faktiskt används. Mätning av beläggning har blivit ett av de mest diskuterade ämnena inom arbetsplatsstrategi, fastighetsförvaltning och facility management, men alla beläggningsdata är inte likvärdiga.

Att mäta om ett skrivbord eller rum är upptaget vid en viss tidpunkt är bara en del av bilden. Den viktigare frågan är ofta varför lokalerna används som de gör, vilka beteenden som förekommer och om arbetsplatsen verkligen stöder organisationens prestation.

I dag använder organisationer flera olika metoder för att mäta beläggningen på arbetsplatsen, var och en med sina egna styrkor, begränsningar, kostnader och insiktsnivåer.

Observationsstudier

Observationsstudier är fortfarande en av de äldsta (och fortfarande en av de mest effektiva) metoderna för att mäta arbetsplatsen. Utbildade observatörer går genom arbetsplatsen med schemalagda intervall och registrerar manuellt hur lokalerna används.

Det kan omfatta:

• Beläggning av skrivbord
• Användning av mötesrum
• Samarbetsmönster
• Typer av arbetsaktiviteter
• Interaktion inom team
• Hur väl ytorna passar sitt syfte
• Observationer av beteenden
• Observationer av miljön

Till skillnad från rent kvantitativa tekniker ger observationsstudier sammanhang. En sensor kan till exempel visa att ett mötesrum är upptaget, men en observatör kan se om rummet används för fokuserat arbete, samarbete eller social samvaro, eller om ytan är överfull eller underutnyttjad.

För många organisationer är dock kontinuerlig beläggningsmätning i realtid inte nödvändig för strategiska arbetsplatsbeslut.

Djup wifi-avkänning

Djup wifi-avkänning använder radiosignaler från företagets wifi-infrastruktur för att upptäcka mänsklig närvaro och rörelse. I stället för att bara förlita sig på uppkopplade enheter analyserar tekniken de störningar och reflektioner i wifi-signalerna som uppstår när människor rör sig i rummet.

Denna nyare typ av avkänning kan potentiellt identifiera:

• Närvaro
• Rörelse
• Täthet
• Rörelsemönster
• Andningsmönster
• I vissa avancerade tillämpningar till och med puls och mikrorörelser

Eftersom tekniken ofta kan använda befintlig wifi-infrastruktur blir införandekostnaderna betydligt lägre än för traditionella storskaliga sensorinstallationer. I takt med att tekniken mognar undersöks den allt oftare som ett skalbart och relativt kostnadseffektivt alternativ till särskild hårdvara för beläggningsmätning.

Djup wifi-avkänning är lovande, men mäter fortfarande främst närvaro och rörelse, inte syftet med arbetet, samarbetets kvalitet eller hur effektiva beteendena är.

Wifi-triangulering

Wifi-triangulering uppskattar beläggningen genom att följa uppkopplade enheter som mobiltelefoner och bärbara datorer via signaler till accesspunkter. Genom att mäta signalstyrkan över flera accesspunkter kan organisationer uppskatta var människor befinner sig på kontoret.

Metoden blev populär eftersom många organisationer redan har företagsnätverk för wifi.

Wifi-triangulering är generellt mer användbar för att se övergripande beläggningstrender än för att fatta detaljerade beslut om arbetsplatsstrategi.

Bluetooth-beacons

Vissa organisationer använder också Bluetooth-beacons för positionering inomhus och beläggningsanalys. I sådana lösningar interagerar mobila enheter med installerade beacons för att uppskatta närhet och rörelsemönster på arbetsplatsen.

Beacon-system används ofta för:

• Navigering inomhus
• Vägvisning för medarbetare
• Platsbaserade tjänster på arbetsplatsen
• Uppskattning av beläggning

Beacon-tekniker är användbara för vissa arbetsplatstjänster, men generellt mindre effektiva som fristående lösningar för beläggningsmätning.

IoT-sensorer för beläggning

IoT-sensorer för beläggning hör i dag till de mest använda teknikerna för att mäta arbetsplatsen. De kan omfatta:

• Skrivbordssensorer
• Rörelsesensorer
• Infraröda sensorer
• Värmesensorer
• Personräknare
• Miljösensorer

De installeras vanligtvis över hela arbetsplatsen för att kontinuerligt mäta beläggning och lokalutnyttjande.

För organisationer som främst vill ha strategiska insikter om arbetsplatsen snarare än automatiserad drift kan förhållandet mellan kostnad och värde ibland vara svårt att motivera.

Övervakningskameror och datorseende

System för datorseende använder kameror tillsammans med AI-modeller för att uppskatta beläggning, rörelse och rumsligt beteende.

Systemen kan ge:

• Analys av personflöden
• Värmekartor över täthet
• Köanalys
• Kartläggning av samarbete
• Spårning av rörelser
• Analys av lokalutnyttjande

På arbetsplatser blir integriteten och medarbetarnas uppfattning ofta stora hinder för införandet.

Bokningsdata för arbetsplatser

Bokningsplattformar för arbetsplatser ger ytterligare ett viktigt lager av insikt. System för bokning av skrivbord och mötesrum genererar data om hur man avser att använda arbetsplatsen.

Dessa data kan visa:

• Trender i efterfrågan
• Dagar med högst närvaro
• Hur teamen samordnar sig
• Föredragna zoner och områden
• Efterfrågan på mötesrum

Bokningsdata bör dock inte behandlas som faktiska beläggningsdata. Ett bokat skrivbord betyder inte nödvändigtvis att någon kom till kontoret, och många medarbetare använder fortfarande ytor utan att formellt boka dem.

Bokningsdata fungerar bäst i kombination med andra metoder för beläggningsmätning.

Vilken metod är då bäst?

Vilken metod för beläggningsmätning som är rätt beror i slutändan på målet.

Om målet är:

• automatiserad drift
• aktuell tillgång till ytor
• optimerad städning
• eller fastighetsstyrning i realtid

kan sensorer eller wifi-baserade system vara lämpliga.

Men om målet är arbetsplatsstrategi, att förstå hur människor arbetar, samarbetar och använder ytorna, och om arbetsplatsen verkligen stöder organisationens prestation, är observationsstudier fortfarande en av de mest effektiva metoderna som finns.

Observationsstudier ger något som många tekniker fortfarande har svårt att fånga: sammanhanget kring beteenden.

De är också:

• betydligt billigare
• enklare att genomföra
• mindre ingripande
• och kräver varken installation av hårdvara eller komplexa integrationer

Viktigast av allt: kontinuerlig beläggningsmätning i realtid behövs ofta inte för strategiska arbetsplatsbeslut. Arbetsplatsens mönster stabiliseras i regel över tid, vilket innebär att organisationer kan få mycket tillförlitliga insikter genom periodisk mätning i stället för permanent mätning.

I många fall räcker det mer än väl att genomföra en väl utformad observationsstudie på två veckor var sjätte månad för att:

• identifiera trender i lokalutnyttjandet
• förstå beteendemönster
• validera förändringar på arbetsplatsen
• underbygga stora fastighetsbeslut

Samtidigt är en av de största utmaningarna för organisationer i dag inte brist på beläggningsdata, utan att arbetsplatsdata är utspridda över flera system och tekniker. Organisationer kan samtidigt använda observationsstudier, wifi-analys, IoT-sensorer, bokningsplattformar och enkäter om medarbetarupplevelsen, men dessa datamängder kopplas sällan samman i en gemensam ram för beslutsfattande.