Hur samstämmighet mellan människor, processer och plats stöder prestation och produktivitet

Med utgångspunkt i den världsomspännande lärobok som vår medgrundare Nick Nunnington är medförfattare till¹, i ny tolkning, har vi på Workplaced byggt mycket av vårt tänkande på idén om en optimerad samstämmighet mellan människor och plats, tillsammans med process, paradigm och planet, för att skapa prestation och produktivitet.

Men vad betyder det?

Vi anser, och har betydande belägg för att stödja argumentet, att prestation och produktivitet frigörs när medarbetarna (människor) personligen matchas med var de arbetar (plats) för att stödja vad de gör (processer), inom ramen för organisationens paradigm (kultur) och dess policyer för miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning, ESG (planet).

När denna samstämmighet uppnås talar siffrorna för sig själva. Här redovisar vi en del av de belägg och fallstudier som stöder vår uppfattning.

Prestation och produktivitet: vad är skillnaden?

Först bör vi skilja på vad vi menar med prestation och produktivitet. Prestation är vår term för de mer konkreta (och mätbara) nyckeltal som kan tillämpas på arbetsplatsen, som beläggningsgrad, yta eller kostnad per medarbetare, personalomsättning samt individuell tillfredsställelse och prestation.

Produktivitet, som ofta kallas arbetsplatsstrategins 'heliga graal', är ett mer kollektivt och svårfångat begrepp som är svårare att mäta. Produktivitet mäter resultat (output) i förhållande till insats (input). Den anses mycket viktig eftersom effekten av att förbättra produktiviteten, enligt en enkel fallstudie som ursprungligen kommer från Harvard Business Review och används i samma lärobok [ibid], är betydligt större än effekten av kostnadsminskningar. I denna förenklade fallstudie ger en minskning av fastighetskostnaderna med 10 % en förbättring av lönsamheten med 9 %. Men om en ökning av produktiviteten (output) med 10 % kan kombineras med en kostnadsminskning (input) med 10 % blir resultatet en enorm ökning av lönsamheten med 59 %.

Åtgärder på arbetsplatsen har bevisligen förbättrat produktiviteten, men de mäts ofta isolerat, för specifika aspekter av arbetsplatsen. Några exempel:

• En studie av ett callcenter i Kalifornien 2003² visade att dagsljus och utsikt kunde förbättra samtalsprestationen med 6 till 12 procent.
• En närliggande studie av kontorsanställda inom brittisk statsförvaltning visade förbättringar på 10 till 25 procent i test av mental förmåga och minne.
• Steelcase³ fann att höga nivåer av engagemang hänger samman med möjligheten att välja arbetsmiljö, vilket bekräftades av en studie från Leesman⁴ som pekade ut bristande valmöjligheter i ABW-miljöer för personer med mycket varierade arbetsuppgifter som ett hinder för den upplevda produktiviteten.
• Steelcase fann också att buller och störningar under fokuserat arbete med en viss uppgift ledde till att det i genomsnitt tog 23 minuter att återvända till samma kognitiva flöde, och till en minskning med upp till 15 IQ-poäng för män och 5 för kvinnor.
• British Council for Offices⁵ fann i empiriska tester att luftkvaliteten, särskilt koldioxidhalt och temperatur, påverkade den kognitiva förmågan; till exempel sjönk testresultaten från 84 till 94 vid god luftkvalitet till 65 till 85 där koldioxidhalten översteg 1 000 ppm.

För att återgå till kostnadsminskningar: att sänka fastighetskostnaderna med 10 % borde vara relativt enkelt när kontorsbeläggningen globalt ligger runt 40–50 %, beroende på vilken studie och vilken del av världen man tittar på. Med HSBC som uppmärksammat exempel, som flyttade från Canary Wharf till 50 % mindre yta, borde en kostnadsminskning på 10 % vara möjlig, även med trenden att flytta till bättre och dyrare lokaler med mer service för att locka tillbaka personalen till kontoret. Mindre yta innebär inte bara lägre hyra, servicekostnader och fastighetsskatter, utan också lägre kostnader för värme, kyla, städning och andra tjänster, och naturligtvis lägre koldioxidutsläpp.

Vid konsolidering av kontor, som CBRE:s flytt i Tokyo som Nick beskriver ingående i sin lärobok, minskade ytan med 18 % och fem byggnader blev en, men antalet platser (arbetsplatser) ökade från 400 till 600, och medarbetarnas tillfredsställelse, samarbete, engagemang och i slutändan produktivitet förbättrades.

Knepet är att använda varje kostnadsminsknings- eller konsolideringsstrategi till att också se helheten och undersöka hur en samstämmighet mellan människor och plats, grundad på människocentrerade data och en förståelse av vad de gör (process), kan ge både lägre kostnader och förbättringar i den enskilda medarbetarens tillfredsställelse, engagemang, kvarstannande och kreativitet, och därmed i den gemensamma produktiviteten.

Enligt en tolkning av data från CBRE⁶ har effektivare lokalplanering, till stor del driven av en bredare användning av aktivitetsbaserat arbetssätt, ökat den globala kontorsbeläggningen med cirka 20 % från 2020 fram till i dag, vilket har gjort det möjligt för de flesta deltagarna i deras benchmarkstudie att minska sitt fastighetsbestånd med upp till 30 %. Trots dessa omfattande minskningar av beståndet och den högre beläggningen rapporterar de dock att 64 % av den globala kontorsytan fortfarande är underutnyttjad.

Workplaced har verktygen inte bara för att identifiera underutnyttjande, utan också för att ta fram lösningar som minskar beståndet och ökar både lokalernas effektivitet och ändamålsenlighet, genom en datadriven matchning av vad människor gör, när och var, i rätt typ av yta och på rätt plats.

För att återgå till de mer svårmätta produktivitetsmåtten: redan 1924 visade det berömda Hawthorne-experimentet att mätbara produktivitetsförbättringar inte alltid är vad de ser ut att vara. Under kontrollerade förhållanden kopplades en kortare monteringstid för komponenter med färre defekter till förbättrad belysning. Men när den förbättrade belysningen togs bort förblev produktiviteten förbättrad, och resultaten visade sig senare bero lika mycket på medarbetarnas känslomässiga reaktion på att känna sig uppskattade som på den tekniska förbättringen av belysningen.

I kunskapsarbete är kreativitet, idéutveckling och positivt samarbete svåra att mäta, och man har oundvikligen förlitat sig på upplevelsebaserade mått som Leesman Index för att visa hur respondenterna upplever sin tillfredsställelse, prestation och produktivitet, ofta efter någon form av fastighetsåtgärd.

Medarbetarengagemang

Medarbetarengagemang är ett av de mest problematiska områdena när det gäller produktivitet och har legat på mycket låga nivåer i många år, där Gallups⁷ undersökning i USA envist har visat låga nivåer av engagemang år efter år. År 2013 låg det till exempel på bara 30 % i USA, och 2023 hade det bara stigit till 33 % i USA, medan det globala genomsnittet låg på dystra 23 %.

Engagemang är komplext och omfattar många organisatoriska faktorer som ledarskap, kultur, vision, belöningar och erkännande och i allt högre grad ESG-policyer. Men i ett arbetsplatssammanhang handlar det oftast om kognitivt engagemang, antingen i fokuserat arbete eller i samarbete och kreativitet. En global studie från Gensler 2013 visade att så få som var fjärde anställd uppger att de arbetar i en optimal arbetsmiljö, och att mer än hälften uppger att de störs av andra när de försöker fokusera. Effekten av buller och andra störningar på koncentrationen har redovisats ovan, men i en studie i Afrika⁸ minskade dessutom en ökning med 10 dB produktiviteten med cirka 5 %, och enligt en rapport från World Green Building Council (WGBC) från 2015 kan bakgrundsbuller leda till att produktiviteten sjunker med så mycket som 66 procent.

Det intressanta i Genslers senaste undersökning⁹ är att '97 % av de mest engagerade medarbetarna säger att de sannolikt stannar kvar i företaget nästa år, jämfört med bara 53 % av de minst engagerade'. De rapporterade också att medarbetare med höga engagemangsvärden arbetar annorlunda: den största skillnaden mellan de mest och minst engagerade är hur mycket tid de lägger på att arbeta ensamma, lära sig och umgås. Här ser vi ett direkt samband mellan engagemang, som underbyggs av rätt typ av arbetsmiljöer med minimala störningar och lite buller, och personalbehållning.

Ser man på engagemang i ett större perspektiv, där arbetsplatsen som nämnts ovan bidrar betydligt, visade Gallups metaanalys av medarbetarengagemang från 2023¹⁰, som omfattade 112 312 affärsenheter, att helt engagerade team i den översta kvartilen jämfört med de minst engagerade i den nedersta kvartilen uppvisade: