Die verschiedenen Wege, die Flächenbelegung im Büro zu messen

Da hybrides Arbeiten die Arbeitswelt weiter verändert, wollen Organisationen zunehmend verstehen, wie ihre Büros tatsächlich genutzt werden. Die Messung der Flächenbelegung gehört zu den meistdiskutierten Themen in Arbeitsplatzstrategie, Immobilien und Facility Management, doch nicht alle Belegungsdaten sind gleichwertig.

Zu messen, ob ein Arbeitsplatz oder ein Raum in einem bestimmten Moment belegt ist, zeigt nur einen Teil des Bildes. Die wichtigere Frage lautet oft, warum Flächen so genutzt werden, wie sie genutzt werden, welches Verhalten dabei stattfindet und ob die Arbeitsumgebung die Leistung der Organisation wirksam unterstützt.

Heute nutzen Organisationen mehrere Methoden zur Messung der Flächenbelegung, jede mit eigenen Stärken, Grenzen, Kosten und Erkenntnistiefe.

1. Beobachtungsstudien

Beobachtungsstudien gehören zu den ältesten und weiterhin zu den wirksamsten Methoden der Arbeitsplatzmessung. Dabei gehen geschulte Beobachtende in festgelegten Intervallen durch die Fläche und erfassen manuell, wie sie genutzt wird.

Das kann umfassen:

• Arbeitsplatzbelegung
• Nutzung von Besprechungsräumen
• Muster der Zusammenarbeit
• Arten von Arbeitstätigkeiten
• Interaktionen im Team
• Eignung der Flächen
• Verhaltensbeobachtungen
• Umgebungsbeobachtungen

Anders als rein quantitative Technologien liefern Beobachtungsstudien Kontext. Ein Sensor zeigt etwa, dass ein Besprechungsraum belegt ist, doch eine beobachtende Person erkennt, ob der Raum für Fokusarbeit, Zusammenarbeit oder sozialen Austausch genutzt wird und ob er überfüllt oder untergenutzt ist.

Für viele Organisationen ist eine fortlaufende Belegungsmessung in Echtzeit für strategische Entscheidungen jedoch gar nicht erforderlich.

2. Wi-Fi Deep Sensing

Wi-Fi Deep Sensing nutzt Funksignale der unternehmenseigenen WLAN-Infrastruktur, um Anwesenheit und Bewegung von Menschen zu erkennen. Statt sich nur auf verbundene Geräte zu stützen, analysiert die Technologie Störungen und Reflexionen der WLAN-Signale, die durch Menschen im Raum entstehen.

Diese neuere Sensorik kann potenziell erkennen:

• Anwesenheit
• Bewegung
• Dichte
• Bewegungsmuster
• Atemmuster
• in fortgeschrittenen Anwendungsfällen sogar Herzfrequenz und Mikrobewegungen

Weil sich die Technologie häufig auf vorhandene WLAN-Infrastruktur stützen kann, sinken die Einführungskosten deutlich unter die klassischer großflächiger Sensorinstallationen. Mit der Reife der Technologie wird sie zunehmend als skalierbare und vergleichsweise kostengünstige Alternative zu dedizierter Belegungshardware geprüft.

So vielversprechend der Ansatz ist, misst Wi-Fi Deep Sensing vor allem Anwesenheit und Bewegung, nicht die Absicht hinter der Nutzung, die Qualität der Zusammenarbeit oder die Wirksamkeit von Verhalten.

3. Wi-Fi-Triangulation

Die Wi-Fi-Triangulation schätzt die Belegung, indem sie verbundene Geräte wie Smartphones und Laptops über die Signale von Access Points verfolgt. Aus der Signalstärke mehrerer Access Points lässt sich abschätzen, wo sich Menschen im Büro befinden.

Die Methode wurde beliebt, weil viele Organisationen ohnehin unternehmensweite WLAN-Netze betreiben.

Wi-Fi-Triangulation eignet sich in der Regel besser, um Belegungstrends auf Makroebene zu erkennen, als für detaillierte Entscheidungen der Arbeitsplatzstrategie.

4. Bluetooth-Beacon-Technologien

Einige Organisationen setzen zudem Bluetooth-Beacons für Indoor-Positionierung und Belegungsanalysen ein. Dabei interagieren mobile Geräte mit installierten Beacons, um Nähe und Bewegungsmuster in der Fläche abzuschätzen.

Beacon-Systeme werden häufig genutzt für:

• Indoor-Navigation
• Wegeführung für Beschäftigte
• standortbezogene Services in der Arbeitsumgebung
• Belegungsschätzung

Für bestimmte Nutzungserlebnisse sind Beacons hilfreich, als eigenständige Lösung zur Belegungsmessung sind sie in der Regel weniger geeignet.

5. IoT-Belegungssensoren

IoT-Belegungssensoren gehören heute zu den am weitesten verbreiteten Messtechnologien in der Arbeitsumgebung. Dazu zählen:

• Arbeitsplatzsensoren
• Bewegungssensoren
• Infrarotsensoren
• Wärmesensoren
• Personenzählgeräte
• Umgebungssensoren

Sie werden üblicherweise flächendeckend installiert, um Belegung und Auslastung fortlaufend zu erfassen.

Für Organisationen, denen es vor allem um strategische Erkenntnisse und weniger um operative Automatisierung geht, ist das Verhältnis von Kosten und Nutzen mitunter schwer zu rechtfertigen.

6. Videoüberwachung und Computer Vision

Computer-Vision-Systeme kombinieren Kameras mit KI-Modellen, um Belegung, Bewegung und räumliches Verhalten zu schätzen.

Diese Systeme liefern:

• Frequenzanalysen
• Dichte-Heatmaps
• Warteschlangenanalysen
• Mapping von Zusammenarbeit
• Bewegungsverfolgung
• Analysen der Flächennutzung

In Arbeitsumgebungen werden Datenschutz und die Wahrnehmung der Beschäftigten häufig zur größten Hürde für die Einführung.

7. Buchungsdaten aus Reservierungssystemen

Reservierungsplattformen liefern eine weitere wichtige Erkenntnisebene. Systeme für Desk Booking und Raumreservierung erzeugen Daten über die beabsichtigte Nutzung der Arbeitsumgebung.

Diese Daten zeigen:

• Nachfragetrends
• Tage mit Spitzenanwesenheit
• Abstimmungsverhalten im Team
• bevorzugte Zonen und Nachbarschaften
• Nachfrage nach Besprechungsräumen

Buchungsdaten sollten jedoch nicht als tatsächliche Belegungsdaten behandelt werden. Ein gebuchter Arbeitsplatz bedeutet nicht zwingend, dass jemand im Büro war, und viele Beschäftigte nutzen Flächen weiterhin ohne formale Reservierung.

Buchungsdaten wirken am besten in Kombination mit anderen Messmethoden.

Welche Methode ist also die beste?

Die richtige Methode zur Belegungsmessung hängt letztlich vom Ziel ab.

Wenn es geht um:

• operative Automatisierung
• Live-Verfügbarkeit von Flächen
• Optimierung der Reinigung
• oder Gebäudemanagement in Echtzeit

dann können Sensoren oder WLAN-basierte Systeme passend sein.

Geht es dagegen um Arbeitsplatzstrategie, also darum zu verstehen, wie Menschen arbeiten, zusammenarbeiten und mit Flächen umgehen und ob die Arbeitsumgebung die Leistung der Organisation wirksam unterstützt, dann bleiben Beobachtungsstudien einer der wirksamsten verfügbaren Ansätze.

Beobachtungsstudien liefern etwas, das viele Technologien weiterhin schwer erfassen: Verhaltenskontext.

Sie sind zudem:

• deutlich günstiger
• einfacher umzusetzen
• weniger invasiv
• und benötigen weder Hardware-Installation noch komplexe Integrationen

Vor allem aber ist eine fortlaufende Belegungsmessung in Echtzeit für strategische Entscheidungen oft nicht nötig. Nutzungsmuster stabilisieren sich in der Regel über die Zeit, sodass Organisationen über periodische Messungen sehr verlässliche Erkenntnisse gewinnen können, ohne dauerhaft zu überwachen.

In vielen Fällen reicht eine gut aufgesetzte zweiwöchige Beobachtungsstudie alle sechs Monate völlig aus, um:

• Auslastungstrends zu erkennen
• Verhaltensmuster zu verstehen
• Veränderungen in der Arbeitsumgebung zu überprüfen
• große Immobilienentscheidungen zu stützen

Zugleich besteht eine der größten Herausforderungen heute nicht im Mangel an Belegungsdaten, sondern in der Zersplitterung der Arbeitsplatzdaten über viele Systeme und Technologien hinweg. Organisationen nutzen parallel Beobachtungsstudien, WLAN-Analysen, IoT-Sensoren, Reservierungsplattformen und Mitarbeiterbefragungen, doch diese Datenbestände werden nur selten zu einem gemeinsamen Entscheidungsrahmen zusammengeführt.