Die Ausgangslage

Ein Tech-Scale-up mit 1.200 Beschäftigten, wachsend auf 1.300, hielt sein Büro für ausgelastet: Besprechungsräume wirkten belegt, Spitzentage überfüllt. Die Geschäftsführung ging davon aus, dass ein Umzug oder eine Erweiterung nötig sei.

Zur Überprüfung nutzte das Unternehmen Taxonomy mit 700 Dynamics-Teilnehmenden und skalierte die Ergebnisse über die Funktionen Create Persona und Growth Multiplier auf die gesamte Belegschaft. Klar war: Bleiben oder umziehen ist nicht allein eine Kostenfrage, sondern eine Entscheidung, die Folgendes beeinflusst:

  • Flächeneffizienz
  • Pendelwirkungen
  • Produktivitätspassung
  • Fluktuationsrisiko

Was wir untersucht haben

  • Einzel- versus Gruppenaktivitäten. Der Großteil der Arbeit fand allein oder in Besprechungen mit einer bis vier Personen statt, nicht in großen Räumen.
  • Persönlichkeits- und Sensorikprofile. Big Five sowie akustische und visuelle Komfortbedarfe bestimmten den empfohlenen Mix an Arbeitssettings.
  • Anwesenheitsverhalten. Es gab eine leichte Abweichung, doch die Geschäftsführung wollte die Hybridpläne nicht ändern, daher blieben sie in der Modellierung unverändert.

Simulation mit Taxonomy

Tatsächlicher Flächenbedarf

  • Aktuelles Büro: 11.500 m²
  • Angenommener Bedarf: 13.500 m²
  • Tatsächlicher Bedarf: 10.000 m²

Arbeitsplätze und Sharing Ratio

  • Empfohlenes Verhältnis: 1:1,4 (0,7 Arbeitsplätze je Beschäftigtem)
  • Spitzenbelegung unter 72 %
  • 150 Arbeitsplätze überflüssig, 750 m² werden frei

Besprechungsräume

  • 80 % der Besprechungen finden mit einer bis vier Personen statt
  • Die Anpassung überdimensionierter Räume setzte 405 m² frei

Erschließung und Nebenflächen

  • Sekundäre Erschließung von 20 % auf 18 % reduziert, 345 m² gewonnen

Kulturelle Passung

Angesichts der Entwicklung hin zu einer stärker ergebnisorientierten Kultur empfahl Taxonomy mehr Zonen für spontanen Austausch, weniger überdimensionierte formelle Räume und eine bessere Zonierung. Das führte zu:

  • 7 % besserer Produktivitätspassung
  • 5 % höherem Retention Score, getragen von besserer kultureller und verhaltensbezogener Passung

Diese Erkenntnisse entstanden ohne Occupancy-Analysen; deren Ergänzung würde die tatsächliche gegenüber der berichteten Nutzung und die empfohlene Konfiguration weiter schärfen.

Empfehlungen

  • Im aktuellen Büro bleiben.
  • Umkonfigurieren: kleine Räume und Fokus-Pods ergänzen, Besprechungsräume passend dimensionieren, Erschließungsflächen reduzieren, 350 Arbeitsplätze umwidmen.
  • Die bestehenden Anwesenheitspläne beibehalten, wie von der Geschäftsführung gewünscht.

Ergebnisse

  • Das Unternehmen kann mit Sicherheit bleiben.
  • Der Produktivitätswert stieg um 7 %, getragen von besserer Flächenpassung.
  • Der Retention Score stieg um 5 %, durch bessere kulturelle Passung.
  • Die Pendelwirkung blieb unverändert, da weder Standort noch Anwesenheitspläne sich änderten.

Finanzielle Wirkung

Mit der Entscheidung zu bleiben verzichtete das Unternehmen auf zusätzliche 2.000 m² und spart 1,2 Mio. USD jährlich bei 600 USD je m², zusätzlich werden intern 1.500 m² frei.

In diesen Zahlen sind Produktivitäts- und Bindungsgewinne nicht enthalten; schon 1 % weniger Fluktuation entspricht 13 gehaltenen Beschäftigten oder 780.000 USD Ersparnis.